Lo que hay que saber sobre el software de gestión de tareas (y cómo elegirlo)
Disponer de las herramientas de gestión de tareas adecuadas es más importante que nunca para las empresas. Los empleados trabajan a menudo a distancia y pueden estar al otro lado del mundo cuando lo hacen.
El trabajo a distancia y el entorno laboral flexible que ofrecen muchas empresas tiene sus ventajas, como la reducción de los gastos generales. Pero también tiene retos.
Uno de estos retos es la gestión de tareas. El software y la tecnología de gestión de tareas pueden ayudar a mantener organizados a los equipos y a los empleados, y a realizar un seguimiento de los progresos, sea cual sea el entorno de trabajo.
El software que permite asignar tareas puede hacer un seguimiento de las mismas a lo largo de todo su ciclo de vida. Puede comenzar en la fase de planificación y luego pasar por todos los hitos individuales hasta su finalización.
A continuación se exponen algunas cosas generales que hay que saber sobre el software de gestión de tareas, y también cómo elegir la plataforma adecuada para sus necesidades organizativas.
Los fundamentos del software de gestión de tareas
El software y las herramientas de gestión de tareas pueden variar bastante en sus características y funcionalidades. Pueden ayudar a gestionar listas de tareas básicas, pueden promover la colaboración o pueden ir más allá para necesidades complejas de programación y gestión.
Los objetivos generales de la mayoría de las plataformas de gestión de tareas suelen ser permitir la creación y asignación de tareas, la priorización y programación de las mismas, y la colaboración y comunicación general entre las personas que trabajan en las tareas y los principales interesados.
La gestión de tareas ayuda a garantizar que los proyectos se mantengan en el tiempo, y también que se ejecuten de forma eficaz y eficiente.
Otras ventajas del software de gestión de tareas son:
- Permite reorganizar el enfoque si las metas u objetivos cambian o los recursos cambian
- Ayuda a garantizar que los miembros del equipo no se contradigan en su trabajo
- Ayuda a garantizar que los objetivos sean realistas y viables
- Las tareas no sólo se pueden asignar, sino también priorizar desde un tablero centralizado
- Los proyectos grandes pueden dividirse en tareas más manejables
- Mejora la productividad
¿Por qué necesita una nueva solución?
Una vez que conozca los fundamentos del software de gestión de proyectos, merece la pena dedicar algún tiempo a pensar por qué necesita una nueva solución. En qué falla tu actual plataforma o estrategia de gestión de proyectos?
Esto le ayudará a definir las prioridades más importantes en cuanto a las características que debe tener.
Por ejemplo, puede que su mayor problema sea la colaboración y la comunicación fluida. Tal vez lo que está utilizando actualmente no ofrece ninguna manera de que los diferentes equipos o miembros del equipo se comuniquen entre sí. Tal vez su problema sea más complejo y su organización tenga problemas para gestionar los recursos.
Algunas de las otras razones principales por las que podría estar buscando una nueva solución de gestión de tareas incluyen:
- Las necesidades de la organización han superado lo que su solución actual es capaz de hacer
- No crees que haya suficiente visibilidad con lo que estás usando
- Cuando hay problemas o banderas rojas, no se ven con la suficiente rapidez como para ser tratados de forma proactiva, y esto conduce a problemas mucho más grandes
- Su software actual es demasiado complejo, por lo que, en lugar de acelerar las cosas, está obstaculizando la productividad y la eficiencia
Además de las necesidades y carencias actuales, ¿qué hay de las posibles necesidades futuras? ¿Sólo va a utilizar la plataforma para programar y planificar, o necesita funciones más avanzadas, como la posibilidad de adaptar los niveles de acceso?
¿En qué medida se sienten cómodos sus empleados con la tecnología y es probable que aprovechen las funciones más avanzadas de una nueva plataforma, o tratarán de evitarlas? ¿Cuánta formación necesitarán probablemente sus empleados con una nueva plataforma?
¿Quién lo va a utilizar?
A la hora de elegir un nuevo software de gestión de proyectos, es posible que te centres tanto en las funciones necesarias que no pienses necesariamente en las personas que lo van a utilizar. ¿Se va a utilizar sólo internamente o también externamente? ¿Necesitarán las partes interesadas externas acceso, y cómo se tratará la seguridad en estos casos?
Características de la colaboración
Es fácil pasar por alto la importancia de las funciones de colaboración cuando se selecciona un software de gestión de tareas, pero casi siempre es mejor elegir una plataforma que integre la colaboración con las funciones tradicionales de gestión de proyectos.
No tiene sentido optar por una plataforma de gestión de tareas que no vaya a proporcionar facilidad de uso a todo el equipo.
Modelo de suscripción mensual
Por último, la mayoría de las plataformas de gestión de tareas tienen un modelo de precios de suscripción mensual, lo cual es una ventaja. Esto hace que sea rentable porque sólo pagas por lo que necesitas y no necesitas hacer ningún cambio en tu departamento de TI ni instalar hardware caro. Un modelo de suscripción mensual también favorece la escalabilidad.