Las principales tareas que deberían automatizar las impresoras
La mejora del servicio al cliente es un proceso críticamente planificado y meticulosamente realizado que no puede lograrse de la noche a la mañana. La atención al cliente debe ser personalizada y, cuando se trata de complacer a los clientes antes o después de la compra, el concepto de «talla única» no funciona.
Desde la introducción de la producción automatizada, la industria de la impresión comercial se ha apresurado a aprovechar sus ventajas para ofrecer un servicio al cliente reformado. Cuando se utilizan de forma eficiente, estos sistemas automatizados tienen el potencial de reducir los costes, acortar el tiempo de producción y eliminar los errores de procesamiento, lo que permite a las imprentas comerciales y a los programas de impresión en línea mejorar la calidad y lograr mayores volúmenes, manteniendo los costes bajo control.
Cuando se trata de la automatización, realizar un gran cambio parece una tarea de enormes proporciones. Sin embargo, se puede lograr un gran objetivo dando los pequeños pasos iniciales.
Web-to-Print
Acompañar a los clientes en todo el proceso con los detalles puede llevar mucho tiempo. Adoptar la solución Web-to-Print puede ser una opción inteligente. El portal web-to-print permite a las empresas la posibilidad de comunicarse las 24 horas del día, convirtiéndose así en una imprenta web que nunca cierra.
Los clientes pueden enviar sus pedidos a su conveniencia, a cualquier hora del día y de la noche. La ventaja es que los clientes ya han proporcionado los detalles del trabajo en el portal, como la descripción, la cantidad, las instrucciones especiales, han enviado el archivo para imprimir y han proporcionado la información de envío. Esto no sólo reduce el tiempo necesario, sino que también elimina las posibilidades de error.
Cotizaciones de estimaciones
Cuando se trata de responder a las consultas sobre presupuestos, la rapidez y la coherencia de la respuesta desempeñan un papel importante, sobre todo porque el mercado es extremadamente competitivo. La rapidez de respuesta es importante, ya que los clientes no están dispuestos a esperar una respuesta a su solicitud de presupuesto. Las empresas con una tasa de respuesta más rápida acaban recibiendo el pedido.
La coherencia depende del hecho de que, independientemente de quién elabore el presupuesto, el número, las normas de estimación, las inclusiones de los requisitos del presupuesto y el acceso a la información histórica sobre trabajos similares del pasado tienen que ser todos iguales. De este modo se erradica al máximo el riesgo de error humano.
La automatización de las cotizaciones es lo que ayudará a lograr la coherencia deseada. Teniendo en cuenta esto, la automatización es en forma de plantillas. Las plantillas que se utilizan en el software de impresión en línea, en el software web-to-print y en el software web-to-print de comercio electrónico garantizan que se tengan en cuenta todas las tareas y materiales a la hora de elaborar el presupuesto. Es fundamental contar con sistemas que admitan una serie de plantillas necesarias para todo tipo de tareas. El trabajo en offset requiere plantillas diferentes en comparación con la tirada corta digital y el gran formato.
La automatización del proceso de elaboración de presupuestos significa que los representantes de ventas y los CSR pueden llevarlos a cabo fácilmente, lo que aumenta el negocio con un tiempo de respuesta rápido. Esto permite al equipo de estimación centrarse en trabajos más complejos.
Creación de pedidos
Una vez que el cliente aprueba el presupuesto, no está dispuesto a esperar. La capacidad de la empresa para aceptar el trabajo y cumplir los plazos se ve seriamente cuestionada, especialmente si hay que comprar los materiales necesarios para producir el trabajo. Los equipos de compras, planificación de la producción y operaciones necesitan tener el trabajo visible en el sistema casi inmediatamente.
El pedido puede entrar en la tienda a través de diferentes medios, como – el software de comercio electrónico web-to-print, la conversión de un presupuesto, por teléfono o correo electrónico o incluso en una hoja de cálculo. Excepto en el caso del teléfono y el correo electrónico, el ingreso de los nuevos trabajos a través de cualquiera de las fuentes mencionadas puede automatizarse.
Planificación del material
Muchas empresas, tras aceptar el pedido de un cliente, se dan cuenta de que no tienen el material necesario para realizar el trabajo. Las empresas deben ser proactivas a la hora de actualizar el inventario. Con la expectativa de que los clientes entreguen sus pedidos en el mismo día, los niveles críticos en el inventario pueden causar problemas.
Por ello, las empresas necesitan automatizar la planificación de materiales. Las empresas necesitan tener un sistema que mantenga un seguimiento de los niveles mínimos, los niveles mínimos, las cantidades de pedidos económicos y los plazos de entrega para la impresión web. Las imprentas web pueden utilizar la información para actualizar los niveles de inventario, tomar nota de las necesidades de material para los pedidos ya realizados y crear un plan de compras en función de un día, una semana o un mes concretos.
Flujo de trabajo de producción
A menudo, el reto al que se enfrentan las empresas es conseguir que el equipo de administración comparta la fecha con el equipo de producción. Automatizar el proceso de compartición puede acelerar todo el procedimiento y eliminar la necesidad de volver a introducir los datos ya introducidos anteriormente en otro lugar.
Envío
La entrega puntual del trabajo terminado a los clientes es una prioridad absoluta. Los retrasos en las entregas pueden dañar la reputación de la empresa y poner en peligro la relación con los clientes. La automatización puede mejorar significativamente las tasas de entrega a tiempo con integraciones en tiempo real y envíos por lotes a través de varias empresas de servicios de mensajería. Esto anula la necesidad de sistemas de terceros y la tarea de introducir manualmente las órdenes de envío.
La automatización de los procesos de envío puede mantener a los clientes informados mediante la actualización de las notificaciones de envío y el suministro de detalles de seguimiento.
Conclusión
Aunque las tareas mencionadas son sólo una parte del proceso, la automatización de estas tareas crea una gran oportunidad para las empresas. Pero la automatización no es una inversión única. Requiere atención, inversión y concentración para mantener las operaciones en marcha y producir los resultados deseados.
A medida que los flujos de trabajo se integran con el offset tradicional y el digital, que ahora comparten espacio con la producción de alta velocidad y la impresión de chorro de tinta de gran formato, la industria de la impresión pronto alcanzará un punto de inflexión, siendo la automatización el principal factor para ello.