La guía definitiva para principiantes para crear una sede virtual para su negocio en línea
Para lograr el éxito y la longevidad de un negocio en línea, es necesario dirigirlo igual que cualquier empresa fuera de línea. Una sede virtual es esencial para usted, sus clientes y empleados, a fin de mantener una tienda de comercio electrónico o una empresa de servicios en línea funcionando sin problemas. Este es un paso que a menudo es descuidado por los empresarios en línea, pero es tan importante para conseguir que el negocio funcione tan perfecto como sea posible, mientras que continuamente añade legitimidad a su marca.
Las características de la sede virtual, como la dirección virtual, el número de teléfono gratuito virtual, el personal de atención al cliente virtual y el software de gestión de la oficina virtual, mantendrán las ruedas girando, permitiéndole marcar y hacer crecer su negocio indefinidamente, a la vez que minimizan el tiempo de inactividad y le permiten centrarse en la innovación en lugar de en los problemas de gestión.
Buscar proveedores de oficinas virtuales
Aunque en esta guía se detallan los pasos necesarios para crear una oficina virtual para su negocio en línea, hay muchos proveedores de servicios virtuales que ofrecen la mayoría, si no todas, las funciones que necesita para crear una tienda en línea.
La mayoría de los proveedores ofrecen funciones individuales o paquetes completos que incluyen: dirección comercial virtual, recepcionistas y asistentes virtuales, reenvío de correo, software de conferencias, acceso a oficinas físicas en todo el mundo y mucho más.
Muchos ofrecen también otras características valiosas, como la posibilidad de alquilar un número de teléfono gratuito, que puede ser muy valioso para crear una marca de confianza en Internet. Si opta por esta vía, busque servicios que le permitan probar antes de comprar.
Alquilar una dirección virtual
El término «dirección virtual» puede ser engañoso, ya que la dirección que alquilará será una dirección física real, a la que en la mayoría de los casos tendrá acceso limitado si necesita un espacio de trabajo fuera de línea o desea reunirse con clientes en persona.
Algunos proveedores se limitarán a alquilarle la dirección para legitimar su empresa y publicarla en tarjetas de visita, sitios web, canales de redes sociales y para recibir el correo importante. Otras direcciones virtuales incluyen funciones como la recepción virtual (respuesta al teléfono, desvío de llamadas/mensajes/correo), asistentes virtuales (de todo tipo), servicios de centro de llamadas (técnicos y de ventas) y acceso a oficinas, instalaciones para reuniones y conferencias en todo el mundo.
Asegúrese de realizar una búsqueda exhaustiva en Google para identificar cualquier problema que pueda estar asociado a las direcciones ofrecidas antes de asociar su negocio en línea a ellas. Busque negocios dudosos asociados al mismo edificio o suite, y dé preferencia a las direcciones situadas en barrios con buena reputación.
Obtener un número de teléfono virtual
Si ha decidido no contratar a un proveedor de servicios virtuales para que se encargue de todas las necesidades de su sede empresarial en línea, querrá conseguir un número de teléfono gratuito llamativo para colocarlo en la sección de contacto de sus sitios web, perfiles de cuentas sociales y papelería empresarial.
Los clientes online desconfían de las empresas que sólo ofrecen una dirección de correo electrónico como método de contacto. Una empresa que proporcione un número de teléfono (¡y que realmente responda!) tendrá mucho más éxito a la hora de atraer clientes.
Tenga cuidado a la hora de elegir un proveedor de números gratuitos, ya que algunos le cobrarán por minuto en las llamadas y se lo pondrán muy difícil en las llamadas de larga distancia. Otros venderán paquetes razonables con un número determinado de minutos, pero te golpearán duramente cuando se produzcan excesos. En general, busque proveedores que le ofrezcan la posibilidad de cambiar su paquete sobre la marcha, a medida que el negocio crece.
Contratar personal de recepción y/o atención al cliente virtual
Esta es otra función importante que puede proporcionar una empresa de servicios virtuales. Sin embargo, también puede buscar por su cuenta un recepcionista o asistente virtual autónomo que responda a sus llamadas, transmita sus mensajes y realice otras funciones administrativas necesarias.
También puede considerar la posibilidad de contratar a un asistente virtual con experiencia en áreas como el diseño y el mantenimiento de la web, el filtrado del correo electrónico, la redacción de contenidos y ventas, la programación de publicaciones y otras habilidades en línea que necesitará para dirigir su negocio con éxito.
Por último, es posible que tenga que considerar un equipo de centro de llamadas virtual si vende muchos productos o servicios en sus sitios web. Si espera que el volumen de llamadas sea alto, asegúrese de tener más personal del que va a necesitar hasta que pueda calcular el volumen medio de llamadas. Recuerde siempre: ¡una llamada perdida es un cliente perdido!
Encuentre un software que permita una comunicación fluida con su personal
Dirigir una oficina virtual sería imposible sin una conectividad perfecta con su personal y sus clientes a través de un ordenador o un dispositivo móvil. Hay lo que parece un millón de aplicaciones que te permiten gestionar tu oficina virtual desde un smartphone.
Deberá buscar un buen CRM para rastrear los datos de los clientes y permitir un seguimiento oportuno, pero no intrusivo. El software de colaboración es imprescindible para mantenerse al día con los miembros del personal virtual, los socios comerciales y los proveedores de productos y servicios.
Otro software esencial puede ser el de gestión de la asistencia y del tiempo, para estar al tanto de lo que hace el personal. Por último, asegúrate de que tu alojamiento web ofrece una seguridad a prueba de balas y de que todo tu personal tiene instalado un software de seguridad actualizado en todos los dispositivos que utiliza, para proteger los datos de la empresa y de los clientes.
El negocio virtual es nuestro futuro.
Como propietario de un negocio virtual en línea, usted es de hecho el futuro de los negocios. Aunque los negocios en línea todavía están en la planta baja, la realidad virtual y aumentada, en combinación con los servicios de oficina virtual y la tecnología, seguirán trayendo más negocios en línea, eliminando el método tradicional de ladrillo y mortero para las compras y el servicio al cliente.
Si tiene alguna pregunta o comentario sobre la tecnología de las oficinas virtuales, no dude en dejar un comentario más abajo.