Guía para principiantes sobre los procesos de adquisición o compra
Al igual que ocurre con otras áreas empresariales, los expertos en compras suponen una ventaja sobre el empresario o el propietario de una pequeña empresa que se las ingenia a medida que ésta crece. Mientras los expertos discuten sobre la reducción de costes, el desarrollo de nuevos mercados y la minimización de riesgos, las compras pueden parecer bastante intimidantes para el propietario de una pequeña empresa. Muchos empresarios no están expuestos a estos temas y se dan cuenta del impacto de las compras más tarde de lo que deberían.
Las empresas con un equipo de compras eficiente suelen hacer grandes negocios y disfrutar del éxito de los clientes que repiten.
Para que el campo de juego sea uniforme, a continuación se presenta una visión de estilo flashcard de todos los procesos esenciales que conlleva la contratación moderna. Esto le dará claridad a las funciones principales que constituyen la mayor parte de las responsabilidades de adquisición. Tendrá que buscar todo esto en cualquier plataforma de compras competente.
Comprobación de necesidades y existencias
Antes de que comience el ciclo de adquisición y pago, hay que identificar la necesidad de un producto o servicio. En el contexto de una pequeña empresa, la clave es estimar la validez de las necesidades. Además, como le dirá cualquier experto en compras, hay que comprobar la disponibilidad. Y luego vuelva a comprobarla. Es absolutamente vital que compruebe las necesidades y vuelva a comprobar la disponibilidad antes de pasar a la siguiente fase: plantear las solicitudes de compra.
Elevar una solicitud de compra
Aquí, el equipo o el miembro del equipo que necesita un producto/servicio específico enviará una solicitud. Puede ser un formulario en papel, un formulario electrónico o una solicitud verbal por teléfono. Si está empezando, utilice formularios electrónicos para facilitar el almacenamiento y la comunicación. Asegúrese de que las solicitudes se plantean sólo después de que se cumplan ciertos requisitos administrativos. Este es un método que le ayudará a asegurarse de que sólo llegan las solicitudes válidas.
Gestión de las solicitudes de compra
Empiece por asignar la responsabilidad crucial de aprobar las solicitudes de compra. Alguien del equipo de finanzas o de compras revisa cada solicitud de compra y, o bien la aprueba y emite una orden de compra (PO), o la devuelve al solicitante con un motivo de rechazo. Una vez que se aprueba un pedido en nombre de la empresa, es conveniente realizar una comprobación del presupuesto. Hágalo antes de enviar las solicitudes de propuestas o presupuestos (RFP, RFQ) que sean necesarias.
Otro consejo: puede prescindir de los pedidos si es posible realizar una compra puntual. Esto es mejor para las compras únicas de bienes o servicios de bajo valor, o para las compras por categorías no gestionadas.
Negociaciones y aprobaciones de pedidos
Una vez que envíe su pedido al proveedor, éste puede optar por aprobarlo, rechazarlo o iniciar conversaciones de negociación. En esta fase, puede discutir variables como los plazos de entrega, los productos alternativos, el precio y el modo de transporte. Tenga en cuenta que un pedido es un contrato legalmente vinculante. Una vez que el proveedor firma un pedido, está obligado por ley a prestar los servicios o bienes indicados, según el calendario especificado y con el precio establecido.
Recepción de mercancías y/o productos
Su proveedor le envía la mercancía o le presta el servicio, y le presenta un documento importante: la recepción de la mercancía. Usted lo firma una vez que ha confirmado que la mercancía solicitada (o el servicio prestado) está en orden. En esta fase, también se lleva a cabo una medida de seguridad denominada cotejo a tres bandas, que consiste en comparar la orden de compra, el albarán que acompaña al producto o servicio y la factura del proveedor. Una vez que se haya asegurado de que todos coinciden, y sólo entonces, debe pasar a los pagos.
Mantenimiento de registros y rendimiento de los proveedores
Una vez que haya completado todos los procesos que conducen desde la «adquisición» hasta el «pago», tome dos medidas para garantizar la coherencia. La primera es llevar un registro, y la segunda es analizar el rendimiento de los proveedores. Una vez realizado cada pago, regístrelo para que quede un registro permanente, útil para la auditoría y para cuando necesite recuperar detalles sobre un pedido más adelante. La digitalización le ayudará a almacenar todos los datos de las compras en una ubicación centralizada de fácil acceso.
El rendimiento de los proveedores es, sin duda, la única clave para una contratación eficaz. Aquí se evalúa a cada proveedor en función de factores como la calidad de los bienes entregados o los servicios prestados, el cumplimiento de los plazos de entrega y las obligaciones contractuales, y la capacidad de respuesta. Si no está satisfecho con alguno de estos aspectos, márquelo con una bandera roja. El análisis de la gestión del rendimiento de los proveedores le ayuda a asegurarse de que mantiene y prolonga las relaciones sólo con los proveedores de mejor rendimiento.
Entender los procesos de adquisición, ¡el as de las compras!
Los empresarios tienen muchas cosas en la cabeza, y no deben sentir que tienen que convertirse en expertos en compras para que su negocio funcione bien. Sólo hay que empezar por lo básico y entender cómo se hacen las compras correctamente. Establezca algunos sistemas de aprovisionamiento automatizados para que pueda estar seguro de que se siguen siempre de la misma manera.
Para llevar
No dejes que la falta de conocimientos te impida competir con los profesionales más experimentados.