Cosas que te ayudarán a tener un día increíblemente productivo
Tener el día más productivo puede parecer a menudo imposible. ¿Quién tiene tiempo para un día productivo cuando le interrumpen constantemente? Aquí tienes algunas sugerencias para que tu jornada laboral se desarrolle sin problemas, aunque algunos días sean más duros que otros.
1. Prepare el día anterior
Antes de marcharte por el día o el fin de semana, limpia tu escritorio, tira las cosas y haz tu lista de tareas del día siguiente para saber por dónde empezar. Comprueba de nuevo tu software de gestión de proyectos para ver si hay tareas inminentes o comentarios, y anótalos en un bloc de notas o una lista de tareas pendientes en línea. De este modo, nunca te enfrentarás a una situación a ciegas; sabrás qué tareas son las más importantes para el día siguiente.
2. Bloquea el tiempo para el trabajo en profundidad
El trabajo profundo significa que te concentras y te comprometes con un único objetivo durante 90 minutos. Se necesita esa cantidad de tiempo ininterrumpido para llevar a cabo esas tareas importantes. El trabajo profundo será único para cada uno de nosotros. Para algunos, eso puede significar responder al correo electrónico, para otros puede ser resolver esos informes presupuestarios en hojas de cálculo. Pero sea como sea, hay que concentrarse durante esos 90 minutos.
3. Pasar al modo monje
¿Qué es el modo monje? Es similar al trabajo profundo, pero suele ocurrir por la mañana. Las personas en modo monje evitan todos los correos electrónicos, las reuniones, las llamadas telefónicas, Slack, todo ello. Utilizan ese tiempo para elaborar estrategias o para terminar un proyecto mientras se sumergen en el trabajo profundo. El modo monje puede durar más que una sesión normal de trabajo profundo (dependiendo de lo que necesites hacer) y convertirse en un hábito rutinario, como las mañanas una vez a la semana.
4. Conozca su momento más productivo del día
La mayoría de la gente alcanza su punto máximo entre las 9:30 y las 11 de la mañana, lo que encaja perfectamente con la mentalidad de trabajo profundo. Las personas más productivas no tendrían reuniones durante ese tiempo. Hoy en día, eso es generalmente imposible con el trabajo a distancia, las conferencias y los gerentes que viajan a través de zonas horarias. Los horarios de los aviones no encajan bien en la jornada laboral más productiva. Pero prestar atención a tus ritmos personales y saber cuándo trabajas mejor te ayudará.
5. Animar a otras personas durante el día
Decir cosas bonitas y felicitar a los demás por su trabajo también te ayuda a ti a trabajar. ¿Por qué? Porque el agradecimiento refuerza tus niveles de energía y los suyos. Y si trabajas estrechamente con alguien, su energía podría afectar directamente a la tuya también.
6. Recompénsese con descansos
La Técnica Pomodoro es eficaz porque nos hace conscientes de cómo utilizamos el tiempo. En este sistema, se planifican bloques de 25 minutos y luego se hace una pausa de cinco minutos, seguida de una pausa más larga de 15 minutos después de dos o tres Pomodoros. Los descansos son una característica clave porque también mejoran tu concentración. Si quieres hacer más cosas, tienes que parar de vez en cuando.
7. Paseos
Mientras piensa en su día productivo, añada un paseo. Los paseos durante el día te ayudan a resolver problemas difíciles, aumentan la capacidad cerebral, la creatividad y el estado de ánimo. Además, el ejercicio no está de más.
8. Priorice su trabajo
Con tanta información en cascada en tu mente, necesitas un sistema para priorizar tu trabajo. Un método popular es la Matriz de Eisenhower, en la que tu trabajo se divide en cuatro cuadrantes, desde urgente e importante hasta no urgente y no importante. Colocar tus tareas en estas diferentes categorías te ayudará a decidir qué es importante y qué puede esperar.
Algunas personas que conozco que utilizan este sistema habitualmente colocan el cuadrante en una pizarra o en una hoja de papel y dividen sus tareas de esta manera.
Muchos sistemas de gestión de proyectos también permiten estimar el tiempo y las prioridades para ayudarle a decidir en qué debe centrarse primero. ¿Las ventajas? Puedes actuar sobre una tarea de inmediato o decidir dejarla para más adelante, de forma muy parecida a la metodología «Haz las cosas».
9. Cambia lo que consideras «productivo»
Vale, esto suena raro, así que déjame explicarte. Mi mujer ha conseguido recientemente un nuevo trabajo que implica más gestión. Al cabo de un par de semanas, se dio cuenta de que no estaba haciendo su lista de tareas. En su lugar, la interrumpían las personas que tenía que gestionar. Hay que recordar dos cosas:
- Su puesto era nuevo, así que sus compañeros se están adaptando a su estilo. Las exigencias de su tiempo no serán las mismas una vez que se adapte al trabajo.
- Era productiva porque ayudaba a su equipo a serlo. Les ayudaba a eliminar los obstáculos para hacer su trabajo con mayor eficacia, que es el objetivo final de cualquier equipo.
Seguía siendo productiva, pero no con su lista de tareas habituales. Se dio cuenta de que el objetivo de su trabajo había cambiado y de que estaba equilibrando nuevas responsabilidades.
Conclusión:
Crear un día más productivo para ti te ayudará a alcanzar tus objetivos aún más rápido. Pero recuerda que no es posible añadir muchos hábitos nuevos de golpe. Tendrás que trabajar gradualmente para conseguirlo. Y para ser sinceros, todos los puntos mencionados anteriormente no serán necesariamente factibles todos los días de la semana. Tendrás que probarlos y luego elegir los que tengan más sentido para tu vida y tu trabajo.