Cosas que hay que tener en cuenta antes de comprar un sistema de impresión de etiquetas
Llega un momento en casi todas las pequeñas empresas en el que es necesario adquirir un sistema de impresión de etiquetas. Las necesidades de impresión de etiquetas van desde simples etiquetas de envío o de identificación, hasta trabajos más complejos como las etiquetas de fabricación de productos. Al igual que con cualquier otra compra importante que haga para su negocio, es importante repasar los aspectos básicos antes de salir corriendo a comprar.
1. ¿Qué está imprimiendo?
Es importante tener en cuenta todo lo que piensa imprimir en los próximos meses y años. También tendrás que considerar la vida útil de las etiquetas que imprimas y el entorno al que estarán sometidas.
Si sólo va a imprimir etiquetas de envío estándar y/o códigos de barras, probablemente no le resulte práctico gastar varios cientos de dólares en una costosa impresora de etiquetas térmicas (más información sobre esto más adelante).
Por otro lado, si va a imprimir muchas etiquetas de productos o dirige un laboratorio, una clínica hospitalaria, etc., y necesita etiquetar varios artículos a diario, una simple unidad térmica directa tendrá una calidad de impresión inferior a la de una impresora láser de alimentación de hojas.
2. ¿Térmica directa o térmica?
Una vez que esté seguro de para qué va a utilizar su sistema de impresión de etiquetas, es el momento de echar un vistazo a las dos opciones diferentes que tendrá en términos de diseño, y la versatilidad y calidad que cada una puede ofrecer:
Diseño térmico directo
Las impresoras de etiquetas térmicas directas están hechas para etiquetas de envío sencillas, códigos de barras y otras etiquetas simples, como etiquetar el contenido de un cajón, botellas de spray de uso inmediato, etc. Son baratas y sencillas de comprar y mantener, pero no son ideales para diseños de etiquetas complejos o cualquier tipo de etiqueta que requiera que la impresión final dure mucho tiempo, como las etiquetas de productos o de laboratorio.
Tras la compra inicial de la impresora y el software, todo lo que se necesita para mantener una impresora de etiquetas térmica directa en funcionamiento son rollos de etiquetas de repuesto. Por otro lado, no son ideales para la impresión masiva, incluso si solo se imprimen códigos de barras, ya que producen más calor, lo que provoca un desgaste más rápido de la máquina.
Ventajas:
- Barato de comprar y mantener.
- Un sistema que puede guardarse en un armario y sacarse cuando sea necesario.
- Perfecto para las etiquetas de envío o fabricación a pequeña escala.
Desventajas:
- Las etiquetas terminadas son sólo en blanco y negro y no son ideales para diseños complejos.
- Las etiquetas se desgastan rápidamente y, por lo general, comienzan a desvanecerse en un plazo de 1 a 3 meses.
- Las etiquetas no pueden soportar el calor, la luz solar, la fricción o la humedad. No serán resistentes al agua.
Diseño térmico
Las etiquetadoras térmicas pueden imprimir cualquier etiqueta que necesite. Al principio le costará mucho más dinero comprarlas, y también tienen un mayor coste de por vida, ya que hay que sustituir tanto los rollos de papel de las etiquetas como las cintas de cera o resina que transfieren el texto y las imágenes. Sin embargo, hay una advertencia para esta necesidad.
Incluso cuando imprimen sólo en blanco y negro, producen muy poco calor y pueden producir cientos de etiquetas acabadas que duran un año o más. Otra ventaja es que la mayoría de las impresoras de etiquetas térmicas también pueden imprimir directamente en térmico. Esto significa que, incluso si usted imprime principalmente códigos de barras y/o etiquetas de envío, tener una impresora térmica a mano le da la versatilidad de imprimir etiquetas más especializadas según sea necesario.
Ventajas:
- Mucho más versátil: permite la impresión térmica directa y térmica de etiquetas.
- Producto acabado de mayor calidad que dura un año o más sin desvanecerse.
- Las impresoras de etiquetas térmicas también pueden imprimir en poliéster, polipropileno y otros materiales selectos que varían de una marca a otra.
Desventajas:
- Mayores costes de vida útil de los rollos de etiquetas y las cintas.
- El DPI también es una preocupación, ya que las impresoras térmicas de alto DPI pueden tener un coste prohibitivo para una pequeña empresa.
- Puede ser más difícil de trabajar debido a que se trata de cintas, y la velocidad de impresión varía considerablemente según el precio.
3. DPI
Los PPP son un factor a tener en cuenta independientemente del tipo de impresora de etiquetas que elija. Los DPI varían, normalmente en función del precio. Como se ha mencionado, la térmica directa es la más adecuada para las etiquetas sencillas de uso a corto plazo, como las de envío, u otras. Una impresora de etiquetas de 200 DPI aproximadamente funcionará bien para este propósito.
Sin embargo, si sus códigos de barras son especialmente densos o incluye códigos QR, querrá optar por una impresora de 300 a 600 DPI. Obviamente, los PPP son muy importantes si se ha decidido por un diseño térmico, ya que no quiere que los logotipos y otras imágenes salgan mal. Tenga en cuenta el coste de un envío perdido en tránsito debido a problemas de escaneado u otros problemas de lectura.
4. Compatibilidad del software
Si va a imprimir etiquetas de envío sencillas, una unidad manual puede funcionar bien. Si va a imprimir etiquetas en masa desde su ordenador, tendrá que asegurarse de que la impresora que elija:
- Viene con un software de buena reputación que hace lo que necesitas.
- Funciona a la perfección con el software del sistema operativo preferido por su empresa.
5. Requisitos de volumen de impresión
Si ha decidido que necesita una impresora que pueda imprimir un gran volumen diariamente o incluso de forma ocasional, no le «saldrá a cuenta» comprar la unidad más barata que pueda encontrar. Si necesita una máquina que pueda hacer una tirada rápida con resultados de alta DPI, compruebe las especificaciones antes de comprar para determinar cuántas etiquetas puede producir la máquina en un tiempo determinado. La calidad y la velocidad siempre tienen un precio, pero 5 o 10 minutos ahorrados cada vez que se utiliza pueden sumar rápidamente durante meses y años.
Las impresoras de etiquetas baratas fallarán más rápido y no es probable que ofrezcan mucho apoyo técnico o de garantía. Por otro lado, las etiquetas de envío en blanco y negro no complicadas pueden imprimirse en masa con una sencilla impresora de etiquetas manual diseñada exclusivamente para este fin. Estas unidades también cuestan decenas de dólares, en lugar de los cientos de una impresora de etiquetas a pequeña escala.
Siga los 5 consejos anteriores y le resultará imposible no acabar con un sistema de impresión de etiquetas que se amortiza rápidamente con el tiempo y el dinero que ahorra. Considere cuidadosamente sus necesidades y, a continuación, decídase por una unidad que le ofrezca la calidad, la fiabilidad y la asistencia que se merece, a un precio que no destroce su presupuesto.