Consejos de comunicación empresarial: Cómo solucionar los errores de comunicación
En el mejor de los casos, los errores de comunicación en los negocios pueden hacerle quedar mal entre sus compañeros de trabajo y clientes. En el peor de los casos, los errores de comunicación cometidos en el transcurso de los negocios pueden hacer perder mucho tiempo y dinero, provocar desacuerdos innecesarios y hacer que los clientes pierdan definitivamente la confianza en tus capacidades.
He aquí 5 errores de comunicación empresarial que podrías estar cometiendo y que debes corregir cuanto antes:
1. Ser pasivo.
Algunas personas parecen salir del vientre materno siendo asertivas desde el primer día, exponiendo sus propias necesidades y deseos, y (con suerte) estando abiertas a las necesidades y deseos de los demás. Muchas otras, que todos hemos conocido, se inclinan hacia el lado de pensar que la asertividad es igual a un comportamiento agresivo, grosero, egoísta – o una necesidad incesante de ser siempre escuchado. Pueden surgir muchos problemas en nuestra vida personal y profesional cuando somos pasivos.
La mayoría de nosotros entendemos el valor de mantenernos firmes cuando nos enfrentamos o nos desafían, pero hay demasiada amabilidad y timidez cuando se trata de la comunicación general.
Cuando la gente no es asertiva con respecto a una expectativa que tiene, o responde a las peticiones con firmeza y honestidad, la gente siempre se enfadará con los demás. Si quieres o necesitas decir que no a una petición, hazlo; tampoco te vayas por las ramas. Si hay algo que necesitas o quieres de alguien, exprésalo para que lo oigan: es mejor recibir un «no» que sentir la decepción que supone no obtener lo que quieres porque nunca lo pediste en primer lugar.
2. Asumir que la gente entiende lo que dices.
La mayoría de los problemas relacionados con la suposición de que la gente «te entiende» surgen cuando no te molestas en pedir opiniones. Los comentarios de ambos participantes en una conversación son esenciales para una comunicación perfecta. Facilita que la gente te pida su opinión estando siempre abierto a las preguntas.
3. Evitar las conversaciones difíciles cara a cara (es decir, las malas noticias, la confrontación de los errores, etc.).
Ya sabes quién eres. Enviar un correo electrónico para decirle a alguien que lo han despedido o que lo han degradado. Enviar a un cliente una carta o un mensaje de texto diciéndole que no puedes entregar a tiempo, o que has metido la pata en sus cuentas de redes sociales. No hay forma de medir cómo se tomarán esas malas noticias y, lo que es peor, no tienes forma de suavizarlas o de proporcionar una aclaración si el mensaje se toma a mal.
También muestra una clara falta de respeto, independientemente de que elijas el camino más fácil porque no manejas muy bien las situaciones negativas. La mayoría de las veces, al destinatario no le importará por qué no te has molestado en concertar una cita con él o en coger el teléfono. Sólo acabas siendo un mal recuerdo grabado en su mente y, aunque la situación haya sido culpa suya o de otra persona por completo, tú serás el malo en su mente.
4. No revisar las comunicaciones antes de enviarlas.
Si algo no se dice cara a cara o por teléfono, suele ser en forma de correo electrónico, texto o carta. Es muy fácil enviarlos sin ton ni son cuando se tiene prisa o no se puede hacer una revisión rápida. El problema, además de la pereza, es que los grandes errores pueden dar lugar a malentendidos o hacerte parecer estúpido ante tus compañeros y subordinados. No es bueno.
Luego está el problema de dejar que el lenguaje de texto se introduzca en tus comunicaciones profesionales: si «no sabes» la respuesta a algo, dilo, no «idk» a la gente en entornos profesionales. Los emojis están bien, siempre que no sean inapropiados u obscenos. Todos los que han contribuido a desarrollar nuestra lengua en los últimos mil años lo han hecho para que el lenguaje sea lo más fácil posible de entender. Es posible que tu cliente o compañero de trabajo no domine como tú los acrónimos modernos más allá de un simple «LOL».
5. Tratar a todos por igual con su enfoque de comunicación.
Algunas personas aprenden mejor leyendo, otras escuchando; a otras les encantan los gráficos como los diagramas de flujo, las infografías, etc. Es importante conocer bien estas diferencias cuando se trata de compañeros de trabajo y clientes. Pregunte a la gente qué prefiere en la solicitud de empleo para los empleados. Esto le permitirá ajustar la correspondencia y los materiales informativos (como los que se utilizan en reuniones y presentaciones) para que todos puedan asimilar su mensaje.
Ofrezca a sus clientes opciones en cuanto a las formas de comunicación que prefieren cuando les pida opiniones o les dé noticias. Algunas personas siguen prefiriendo una llamada telefónica, una locura, ¿verdad? Probablemente porque no asimilan los correos electrónicos tan bien como la comunicación verbal. Algunos prefieren el correo electrónico o los mensajes de texto únicamente, para poder reflexionar y asimilar lo que se les dice o pide a su propio ritmo.
Conclusión
Todos somos diferentes. Eso es lo que hace que este mundo sea tan interesante. Sin embargo, aunque las diferencias en la comunicación siempre existirán, es realmente importante seguir ciertas reglas aceptadas:
- Decir lo que se quiere decir y dar sentido a lo que se dice (no ser pasivo).
- Dar por sentado que su mensaje es fácil de entender (suponer).
- Tomar el camino más fácil cuando sabes que las cosas pueden ser incómodas (evitar).
- Negarse a echar un segundo vistazo antes de enviar las comunicaciones (no corregirlas).
- No reconocer que se trata de un conjunto diverso de seres humanos (tratar a todos por igual).
Si sigues los 5 consejos de comunicación empresarial que acabamos de exponer, te convertirás en un comunicador más nítido y fluido en entornos profesionales. Nunca des por sentada la comunicación y nunca dejes de aprender a hacerlo mejor.