Cómo puede ayudar a su empresa el archivado digital de la conformidad
En el mundo empresarial actual, las normativas de cumplimiento, el e-discovery y una serie de otras cuestiones legales inciden en la forma en que las empresas deben archivar sus registros para responder de forma oportuna y rentable cuando se produce repentinamente una demanda o una auditoría del IRS.
Empresas están tomando la delantera en permitir un archivo de cumplimiento digital asequible y altamente eficiente y en una variedad de servicios relacionados. Pero es posible que aún se pregunte: «¿Cómo ayudará realmente este tipo de software a mi empresa a ahorrar tiempo y dinero y a evitar problemas legales?» Siga leyendo para conocer cuatro buenas respuestas a esa pregunta tan importante,
1. El e-discovery se simplifica enormemente
Los programas informáticos capaces de aplicar un enfoque automatizado y rentable al e-discovery, desde la recogida y organización de los datos hasta la recuperación rápida de los datos pertinentes, son, como mínimo, de un valor incalculable.
Los programas informáticos de empresas facilitan la búsqueda de grandes cantidades de información almacenada electrónicamente de una amplia gama de fuentes para que su equipo jurídico pueda prepararse a fondo para los próximos litigios. Las búsquedas tardan literalmente sólo unos segundos, y se puede profundizar en el análisis de datos y visualizar los resultados, si se desea.
Esto quita un peso de encima a su departamento de TI y hace que sea mucho más fácil mantenerse en constante cumplimiento y siempre listo para responder a cualquier desafío legal.
2. Una sólida solución de archivo de correo electrónico
El almacenamiento y la recuperación de los correos electrónicos se ha convertido en una de las áreas clave del archivado de conformidad, por lo que aquí le damos una mención especial. El archivo del correo electrónico es necesario para cumplir con las normas del sector y es un tema demasiado importante como para ignorarlo.
Pero la gran cantidad de correos electrónicos que hay que almacenar puede significar que hay que utilizar una bandeja de almacenamiento basada en la nube o alguna otra ubicación secundaria. Y necesitas un software que pueda recuperar automáticamente los correos electrónicos completos y los extractos relevantes en un momento dado. El contenido y los archivos adjuntos de los correos electrónicos pueden ser indexados.
Este tipo de software liberará espacio de almacenamiento al sacar los registros de correo electrónico de su servidor interno, a la vez que los mantiene todos en una ubicación central para facilitar el acceso. Y los correos electrónicos también estarán a salvo de un borrado accidental.
3. Supervisión de la necesidad
Otra ventaja importante del software de archivo de conformidad es su capacidad para agilizar la supervisión de los datos mediante flujos de trabajo exhaustivos que pueden actualizarse para satisfacer las exigencias de los cambios normativos del crecimiento empresarial.
El mejor software le permitirá aplicar políticas automáticamente en todos los tipos de contenido. También incluirá encriptación y otras funciones de seguridad para mantener los datos archivados a salvo de miradas indiscretas. Y permitirá que el flujo de trabajo, la revisión y los informes se realicen de forma rápida y sencilla.
4. Reducción de costes y complejidad
Las soluciones de cumplimiento digital basadas en la nube pueden ahorrarle mucho dinero al reducir las horas de trabajo de su personal de TI. Y permite una gestión sencilla y de bajo coste de los datos a medida que estos crecen con el tiempo.
Los costes de mantenimiento son mucho menores que los de los sistemas heredados. Y no hay que comprar/mantener ninguna infraestructura informática.
Además, el rendimiento del software de cumplimiento digital significa que se mantiene el cumplimiento y responde rápidamente a las auditorías y a los desafíos legales. En última instancia, esto significa que se ahorra en costes legales, se evitan las multas por incumplimiento y se está en mejor posición para evitar o ganar las amenazas de demandas en los tribunales.