Gestión del tiempo: ¿Cómo aprovechar al máximo su jornada laboral?
Los días de trabajo son una locura, ¡y no hace falta que lo digamos porque ya lo sabes! Puede que quieras sacar algo de tiempo de tu jornada laboral para quizás ir al gimnasio o dedicarte a un hobby, pero eso acaba siendo un sueño. ¿Se parece esto a tus días habituales?
Sí, somos conscientes de que por mucho que planifiques tu día y mantengas un horario, la vida pasa y lo desordena todo. Sin embargo, ¿no hay nada que pueda hacerse para gestionar mejor el día?
Hay una cosa en la que puedes centrarte para completar todas las tareas a tiempo y esa pequeña cosa es la «gestión del tiempo».
La gestión del tiempo es la clave para utilizar eficientemente su tiempo, de modo que pueda completar cada tarea en la oficina dentro de los plazos establecidos.
Nuestros principales consejos para la gestión del tiempo en el trabajo son
1. Despierta temprano
Un día consta de 24 horas y, por desgracia, no podemos conseguir horas adicionales en un día. Entonces, ¿cómo podemos aprovechar más el día? Se puede hacer despertando más temprano. La mayoría de los líderes suelen ser madrugadores y este mismo hecho puede haberle dado una pista de por qué…
Cuando te levantas temprano tienes más tiempo en el día para planificar y tal vez hacer una pequeña sesión de yoga. Levantarte temprano te da más tiempo para completar tus tareas.
2. Analice su jornada laboral típica
Es sencillo, no puedes mejorar tus habilidades de gestión del tiempo si no entiendes en qué te estás equivocando. Para detectar dónde se está perdiendo el tiempo, te sugerimos que hagas un seguimiento de tu jornada laboral durante toda una semana.
Esta auditoría le permitirá juzgar:
- Sus actividades improductivas en el trabajo
- Distracciones
- Tareas que consumen tiempo
- Te dicen cuánto trabajo puedes hacer en un día
Una vez que descubras las respuestas a los puntos mencionados, podrás empezar a hacer los cambios necesarios.
3. Redactar un calendario y seguirlo
La gestión del tiempo no puede llevarse a cabo si no existe un calendario y un plan adecuados. Por lo tanto, nunca te saltes este paso. Haz siempre un calendario y ten siempre una lista de tareas pendientes.
Haz una lista de tareas cuando te vayas a la oficina. De este modo, podrás empezar a trabajar inmediatamente cuando llegues a la oficina al día siguiente. Si por alguna razón no consigues crear la lista, hazla a primera hora de la mañana del día siguiente.
Recuerda que no basta con hacer una lista. También hay que seguirla.
4. Saber priorizar
Muchas personas se retrasan en su trabajo o tardan más que otras en completarlo porque no saben priorizar. Hay que saber qué tareas hay que hacer primero y cuáles se pueden dejar para más adelante.
Por la mañana debes hacer las tareas que son importantes. Las tareas importantes te dan reconocimiento. Completarlas te dará la tranquilidad de haber completado lo esencial.
Las tareas urgentes no suelen tener reconocimiento, pero hay que terminarlas pronto. Debes delegarlas si puedes o bien hacerlas después de terminar las tareas importantes.
5. Guarda las tareas más importantes para las mañanas
Normalmente, las mañanas son el momento en el que estamos llenos de energía y estamos preparados para un reto. Por lo tanto, es el momento en el que deberías trabajar en los proyectos más desafiantes, que requieren más tiempo y son más importantes.
Si se ocupa de las tareas más difíciles a primera hora de la mañana, conseguirá que su mente esté fresca y que le preste toda su atención. Esto te permitirá completar la tarea antes.
6. No hacer multitarea
En contra de la creencia popular, la multitarea no le ayuda a gestionar el tiempo. Sin embargo, puede dificultar la calidad de su trabajo. La multitarea implica cambiar de tarea. Esto no sólo interrumpe tu concentración, sino que también puede suponer un tiempo extra durante el cambio. Por lo tanto, te recomendamos que te limites a una sola tarea a la vez.
7. Establezca límites de tiempo para cada tarea
Mientras sigues tu lista de tareas pendientes, procura no seguir trabajando en una tarea determinada durante demasiado tiempo. Este no es un buen método para gestionar el tiempo. Antes de empezar una tarea, debes asignar un tiempo límite para completarla.
Para ello, puedes seguir los dos métodos famosos: la técnica Pomodoro o la técnica Timeboxing.
En la técnica Pomodoro, se asigna un límite de tiempo de 25 minutos para completar una tarea. Después de 25 minutos puedes hacer un pequeño descanso. Cuando hayas completado 4 tareas, puedes hacer una pausa larga.
Si no se siente cómodo con esta técnica, puede probar el Timeboxing. En el Timeboxing, asignas tu propio tiempo a cada tarea.
8. Encuentre su momento más óptimo
Cada uno de nosotros es diferente. Mientras que algunos trabajan mejor por las mañanas, otros son más productivos por las tardes. Tienes que descubrir por ti mismo cuál es el momento en el que trabajas de forma óptima. Cuando lo hayas descubierto, intenta emprender proyectos importantes, desafiantes y grandes en ese momento.
9. Hacer pequeños descansos
Esto puede parecer contradictorio con lo que intentamos conseguir aquí, pero créanos que hacer pequeños descansos es una parte integral de la gestión del tiempo.
Tomemos dos escenarios para entender esto:
- Primer escenario: Un miembro del equipo trabaja durante 6 horas seguidas en un proyecto
- Segundo escenario: Un miembro del equipo trabaja durante 6 horas en el mismo proyecto, pero se toma descansos frecuentes.
¿Qué miembro del equipo tendrá una mayor productividad? Por supuesto, el miembro del equipo en el segundo escenario.
Hacer pausas cortas y frecuentes refresca nuestra mente y nos rejuvenece.
10. Deshacerse de las distracciones
Las distracciones en el trabajo son ilimitadas: correos electrónicos, conversaciones con los compañeros, mensajes de texto, navegación por Internet, redes sociales, etc. Si quieres gestionar mejor tu tiempo y ser productivo tienes que empezar a eliminar estas distracciones.
Intente eliminar una o dos de sus principales distracciones durante una semana, y luego empiece con las demás de la lista. Con cada semana que pase, verás cómo mejora la productividad en el trabajo.
Reflexiones finales
Si siempre está ocupado y no le da tiempo a realizar las tareas importantes, es posible que tenga una mala gestión del tiempo. Sigue los consejos mencionados anteriormente para controlar tu tiempo en un día de trabajo.