Consejos para un buen servicio de atención al cliente
Toda empresa que tenga clientes, ya sean empresas o miembros del público en general, debería aspirar a ofrecer un gran servicio al cliente. Lamentablemente, no todas las empresas logran este objetivo.
Dicho esto, si cree que la atención al cliente de su organización necesita un impulso, es aconsejable que su personal realice un curso de atención al cliente. Actúe ahora. Cada punto de contacto con el cliente es una oportunidad para promocionar su marca.
Para guiarle en su empeño, he aquí cinco consejos principales que pueden ayudar a cualquier organización a mejorar la calidad del servicio al cliente que ofrece.
Consejo nº 1 – El toque humano
Un buen servicio de atención al cliente se basa en la comunicación. Tanto si se trata de una consulta de ventas, como de una consulta de cuentas o una llamada posventa, la persona que atiende la consulta debe ser amable pero profesional y debe abrir el intercambio en consecuencia. Para ello, puede utilizar un servicio de atención de llamadas, que le permite acceder a servicios expertos las 24 horas del día.
Dar su nombre y utilizar el nombre del cliente es una cortesía común que debe observarse, seguida de agradecer al cliente que se haya puesto en contacto. Cuando un cliente se siente cómodo de esta manera, se prepara el camino para una clara comprensión de las necesidades del cliente, e indica que sus preocupaciones serán escuchadas.
Consejo nº 2 – Aprender a escuchar
Es importante escuchar las necesidades del cliente antes de lanzarse a hacer preguntas. Espere a que el cliente le explique sus necesidades (o invítelo a hacerlo) aunque usted ya conozca el tipo de problema y tenga una respuesta establecida.
Al escuchar al cliente, le das la satisfacción de saber que se le escucha. Hay que atender todas las inquietudes, de modo que cualquier nuevo punto de vista o circunstancia diferente pueda tenerse en cuenta y aprender de ella. Se trata de una forma proactiva de mejorar la respuesta de la empresa y, si es necesario, modificar su enfoque en el futuro.
Consejo nº 3 – Utilizar sólo un lenguaje positivo
El lenguaje negativo tiene una forma de conseguir el respaldo de un cliente. El lenguaje negativo o dudoso puede indicar a un cliente que su consulta no va a ser resuelta a su satisfacción desde el principio, lo que dificulta la comunicación continua y la perspectiva de una resolución satisfactoria.
Consejo nº 4 – Dar una respuesta clara y concisa
Es importante dar a los clientes una respuesta clara y concisa. Las respuestas confusas dejarán al cliente confundido y pueden ser malinterpretadas con demasiada facilidad. Evite el uso de jerga. Mantenga un lenguaje sencillo para facilitar la comprensión. Ser conciso evita la pérdida de tiempo, tanto la suya como la del cliente.
Al final de la conversación, tómate el tiempo necesario para asegurarte de que te han entendido bien y ver si hay alguna otra duda en la que puedas ayudar.
Consejo #5 – Sea proactivo
Sea siempre proactivo. Abrir el expediente del pedido de un cliente para tener todos los detalles a la vista no sólo le ayuda a usted, sino que demuestra al cliente que usted se interesa activamente. Si el cliente tiene algún tipo de consulta de seguimiento, tener una respuesta a mano demuestra que usted se preocupa y aumentará la confianza del cliente en las capacidades de su empresa.