Consejos para crear un excelente entorno de trabajo y de empleados en la oficina
Cada empresa o lugar de trabajo tiene su propio ambiente, que depende de la naturaleza y la psicología del propietario, de las condiciones geográficas y climáticas de la zona y, en cierto modo, del negocio al que se dedica la empresa. Por tanto, nunca puede haber el mismo tipo de ambiente en todas las oficinas, talleres, organizaciones, empresas, etc. Pero una cosa es bastante obvia y está prácticamente demostrada: las empresas con un entorno pacífico, favorable a los empleados y al trabajo son más productivas y tienen menos problemas de cualquier tipo.
¿Cómo es posible?
Esto se debe a que sus empleados siempre están contentos y satisfechos con el entorno que les rodea y tienden a trabajar de todo corazón en lugar de verse obligados a trabajar por su supervivencia económica. Por lo tanto, toda empresa o lugar de trabajo debería hacer todo lo posible por mantener un entorno armonioso y solidario para ser progresista y productivo.
Aquí voy a hablar de algunos pasos esenciales que, si se toman, crearán definitivamente un entorno ideal para el trabajo y los trabajadores que mantendrá a los empleados motivados y dedicados a trabajar aún más duro para su empresa.
1. La carga de trabajo debe estar justificada
La carga de trabajo injustificada es una de las principales razones por las que los empleados dejan su trabajo o lo hacen a medias. Tenga siempre cuidado con la carga de trabajo de cada empleado y manténgala justificada.
Si quieres asignar alguna tarea o carga extra a un empleado, hazle un favor en su salario y promoción. Pero, si tiene un trabajo extra a largo plazo en su oficina, tenga la amabilidad de contratar a más empleados para que la carga de trabajo de cada uno de ellos siga estando justificada. Esta estrategia mantendrá a todo el personal fresco, vigoroso y dedicado a trabajar duro.
2. Horario de trabajo flexible
La regularidad y la puntualidad cuentan mucho para la eficiencia de un empleado, pero un exceso de rigor o rigidez en este sentido puede, a veces, estropear todo el juego y que el empleado no se sienta a gusto mientras hace su trabajo. Tal vez quiera probar algo más, como un horario de trabajo flexible.
La idea de un horario de trabajo flexible consiste en mantener las ocho horas de trabajo, pero ofrecer flexibilidad en las horas de inicio del trabajo. Todo el personal se sentirá muy cómodo si se le facilita el cumplimiento de las horas de trabajo según su elección. Facilitando esto, se volverán más activos y eficientes en su trabajo porque la presión de las horas de oficina ya no estará ahí.
3. Mantener el aire fresco y con luz natural
Puede aprovechar al máximo las salas de oficina sin ventanas, pero aun así, las ventanas son elementos importantes de su oficina. En efecto, el aire fresco y la luz natural que entra por las puertas o ventanas de su oficina mantienen alto el nivel de energía de sus empleados, que siguen trabajando animados y contentos. Cuantos más sean, mejor.
La luz natural y el aire fresco les mantienen en estrecho contacto con la naturaleza, y nunca se sienten atrapados o aislados del mundo exterior. Siempre se mantienen frescos y relajados y tienden a hacer más y más trabajo de forma eficiente. De lo contrario, la luz artificial y el aire apagado nos hacen sentir cansados y aburridos al cabo de unas horas, y a menudo empezamos a rendir por debajo de nuestro nivel real.
4. Proporcionar comodidad
Una oficina cómoda, atractiva, bien facilitada y bien equipada proporciona un lugar de trabajo globalmente agradable para que el personal dé lo mejor de sí mismo y dé el máximo rendimiento.
Los muebles de oficina ergonómicos, los equipos más modernos, las plantas frescas aquí y allá, y un poco de refresco, de vez en cuando, mantendrán a sus empleados animados todo el tiempo y se esforzarán con gusto por alcanzar los objetivos fijados. Los empleados sentirán el cuidado que usted tiene en su mente y en su corazón por ellos, y todo el entorno será bastante propicio para el trabajo.
5. Introducir incentivos fuera de la caja
Todo el mundo se alegra cuando se le ofrecen beneficios inusuales o inesperados. Esto le demuestra definitivamente que tanto él como su bienestar son muy importantes para la empresa.
Gestos como los días libres ilimitados y el pago de lo que se quiere transmiten los sentimientos y la pasión necesarios para hacer algo extraordinario por la empresa. Del mismo modo, la ayuda financiera para el pago de la matrícula de los hijos de los empleados o los gastos de salud contribuirá en gran medida a mantener al personal contento y leal a sus objetivos empresariales.
Los beneficios externos pueden parecer bastante caros al principio, pero se pagan mucho a largo plazo. También puedes llevar a tus empleados a comer o cenar una vez a la semana para mejorar la franqueza y el entendimiento mutuos.
6. Limitar las reuniones
Demasiadas reuniones estropean el estado de ánimo y la pasión de los empleados porque a menudo resultan una pérdida de tiempo. La mayoría de las reuniones no suelen tener ningún orden del día ni propósito, sino que son sólo un recordatorio de tareas anteriores, etc. Por lo tanto, siempre hay que intentar limitar las reuniones, que al final pueden acabar con la productividad.
Puede controlar o limitar las reuniones inútiles mediante la comunicación por correo electrónico, tablón de anuncios central, mensajes de voz, etc. Cuanto menor sea el número de reuniones, más se ocupará el empleado de sus tareas ininterrumpidamente.
7. Ajuste algunas actividades divertidas en la rutina
Si se realizan actividades divertidas de vez en cuando en la rutina, incluso ir al trabajo empieza a parecerles agradable a los empleados. Se ponen contentos y se relajan al instante y siguen trabajando con más diligencia mientras esperan la siguiente actividad divertida de algún tipo.
Por ejemplo, puede celebrar los cumpleaños del personal de su oficina con una tarta y refrescos, o puede organizar un pequeño torneo de softball entre los empleados. Las salas de descanso o de ocio de su empresa pueden mantener a su personal bastante repuesto y preparado para alcanzar los objetivos fijados.
8. Mantener la política de puertas abiertas y el lenguaje colaborativo
Nunca sea una figura demasiado reservada o fuera de alcance para sus empleados. Debes permanecer siempre a su alcance para que se sientan libres de hablar y consultar contigo siempre que lo necesiten. Se creará un ambiente muy decente cuando todos los miembros de la plantilla discutan con su jefe los distintos aspectos de los proyectos empresariales en confianza y elaboren las mejores estrategias y soluciones a sus problemas.
Una cosa más: siempre que hable con sus empleados, no sea demasiado autoritario, sino colaborador, para que sientan que usted también forma parte de su equipo y no de su jefe. La conversación colaborativa les impulsa a trabajar con sinceridad y confianza, y además dan mucho más rendimiento.
Así pues, estos son algunos de los pasos que, si se adoptan, contribuirán en gran medida a crear un entorno de trabajo agradable.